 |
|
||||||||||||||
 |
|
談政府系統“OA”的建設與運用 |
 |
| ------------------------------------------------------------------------------------------------ |
政府“OA”（辦公自動化）建設就似一臺唱了三十余年的“大戲”，“劇本”隨著政府職能轉變和管理體制的變革也在不斷修改與完善。筆者以“參演”十幾年的實踐經歷，在此談談推進“OA”建設進程中如何提高“OA”運用的個人作用以及相關的問題。 一、對“OA”的認識 “OA”是計算機和通信技術與科學的管理思想完美結合的一種境界和理想。正是這種結合的逐步提升，使傳統的辦公方式得以改變。而且，通過“OA”改善管理思想和管理手段的實踐過程是無止境的。 政府工作的重點不外乎“調研、信息、督查、協調與服務”諸方面。辦文、辦會、辦事是為最常見的體現方式。目前，政府網絡建設已提供了部分實現“OA”的可能性，要真正全面實現“OA”，除硬軟件設施的配套外，需要依托建設進程更多地物化我們思維中的科學管理內容，要根據職能轉變不斷賦于“OA”以新的內容。首先是強化面向個人通信的應用。要求辦公室人員最大程度地利用電子郵件方式收發辦公信息，以方便辦公，節約紙質郵件費用，及時處理辦公事宜。二是面向信息共享的應用。主要是收集、處理、檢索信息，向不同權限的群體發送不同內容的信息，通過管理工作信息讓自己使用信息并掌握管理的主動權。三是面向工作流的應用。這方面僅采用了對各項工作的目標管理全程操作。在已確定和分解了目標后，對其進行控制、監督、加速目標實現的進程。比如不定期在網上發布政務信息刊用（口內）情況，利用網上督查促成部門重視和完成信息報送工作，再如對各部門崗位目標和重點工作實施情況的不定期網上督查。特別是抗非典時期，成立非典辦的當天，本人即利用政府網平臺建立了通訊網，使抗非典信息由下而上的日報及專報、簡報制得以順利實施。最大程度地運用“OA”系統應對了突發疫情的發生和處理，為日后建立突發事件預案提供了經驗。由此，通過網絡的作用，溝通反饋及時發現工作流中的阻塞現象并通過督查反饋及時解決了不少問題。幾年來，口內各辦公室人員依托“OA”既成為各項工作流的執行者，也是部門工作的管理者，工作協同性及時效性均有提高。四是面向決策支持的應用。這是信息依托“OA”技術中最高層次的應用。諸如工作過程中對市領導關心的問題，需要即時了解的情況，通過網上檢索，采集處理信息，提供決策參考服務。只是目前尚在等待三網一庫的建成完善，以便提升個人應用的效應。 二、目前“OA”運用的缺陷剖析。 “OA”建設的目的是通過先進成熟的計算機通訊技術手段建成的高質量、高效率、智能化的辦公系統。為政府領導決策和日常辦公管理提供信息服務，提高辦公效率，減輕工作人員負擔，節約辦公經費、改變傳統管理思路和模式，提高管理人員和工作人員素質，從而實現政府工作決策科學化，無紙化。那么，我市的“OA”建設目前所處的狀況是否適應這一目的的實現，又有哪些尚待關注的事宜呢？ 從97年至今，我市政府網建設基本實現了基于二代郵件系統的公文和信息的網絡傳輸。政務網聯結了140家市級部門和6個縣（市、區），30余家部門實現局域網運作和“OA”；目前正在進行的兩站一系統建設也將為政務公開、審批系統互動，便民服務和全市共享辦公平臺實現現有“OA”聯接與交換以及政務登錄、收集與交換等項目的實現提供最大的可能。應該說由于領導重視，投入到位，“OA”建設現狀是令人振奮的。但本人覺得有些小缺陷務必給予關注。 1、缺乏建設與應用統一性。從目前情況看，由于對計算機及其應用體系的認識參差不一，計算機本身及其功能的閑置情況較普遍，這就易導致單機使用的工作效率達不到應有的水平。尤其是目前雙軌制的較長時期并存，使個體操作停留在雙重處理的不協調、紙張大量浪費及重復勞動的狀態。事實上“OA”建設最重要的意義恰恰是應用，表現為包括領導在內的整個系統對其有一定的認識，重在應用與建設的統一性或者說同步性。 2、缺乏強制應用機制。嚴格地講，“OA”建設是一項領導工程。“一把手”原則很關鍵。領導如率眾“親征”應用是最好的干預手段。同時從領導角度在不同場合多宣傳，多要求，多強調，多督查，甚至于一兩句關鍵的話，均可成為推動應用高潮的超強催化劑。當前要的就是這樣的一種最有成效的行政協調。應該相信，隨著“OA”建設的發展，技術含量會日益增加，行政協調量也會相應增加，單靠信息技術部門的力量不可能完全解決全面普及應用的問題。因而有足夠的技術支撐與包括領導影響力在內的行政協調才能促成同步普及應用的局面。 3、缺乏信息多向流動機制。信息共享是政府“OA”建設的目標之一，建設原則應強調打破條塊分割，提高政府部門間的協調協作水平和政府工作的透明度。如何把分散式信息處理所產生的業務信息與共享信息資源互為一體，同時明確授權范圍，是今后值得思考解決的大問題。 4、缺乏統一的技術標準（文檔、流程、管理、監督）。本市至目前所使用的二代郵電系統及將推進的二網一系統建設奠定了使用統一技術標準的基礎，這方面將有相當的工作量需要展開。 三、如何有效實現“OA”運用的個人作用。 眾所周知，政府管理信息網絡化是一場勢在必行的革命。強調的就是政府的管理、監督功能的實現，或者說是用電子網絡技術來制約行政行為的隨意性和暗箱操作。這其中，每一位公務員承擔著學習適應與盡快掌握應用相應技術的責任。筆者認為，這也許是今后幾年作為公務員自身建設的一項最緊迫，最重要的任務之一。因此，筆者設想（大到行政首長，小到跑龍套的公務員）是否應有三個調整點。 一、是迅速達成認識的同步性。電子政務的實現不僅依托三網一庫的數據平臺，更在于具備相當水平應用技能的人員。而每一位從事政務工作的人員必須迅速達成認識的同步性，即每位工作人員都是實現這一目標不同環節的具體操作者，這是網絡化工程應用必然的需求，任何一個環節受阻，則無法實現政府政務工作流程。筆者在工作實踐中曾嘗試“倒逼法”制約各辦公室人員最大程度地實施“OA”同步性。如辦公室人員務必每天四次以上上網檢索，及時迅速處理各類政務工作任務；通過實施反饋信息的時點監測（回執等）提升督查及相應工作的效率等方法，使各相關人員認識到，不養成及時上網的習慣則不能了解上級相關工作內容要求，更不能達成系統內外的協同效應。 二、是迅速達成培訓的同步性。考慮到目前及今后工作協同性的日益加強，大量的工作流應用程序會出現，相應的業務技能非個別人承擔即可解決問題，所以筆者在工作中利用網上同步培訓進行指導。雖然這是淺層意義上的嘗試，但容易達到同步提高效應。諸如日常工作流程中包含諸多電子政務應用子系統，通過網上培訓不僅可以減少培訓的工作量，而且因為辦公自動化應用系統以電子郵件為統一入口，其系統易用性已經提供了這樣做的條件，作為用戶的操作者，在網上了解需要處理的工作，接受同步培訓是輕而易舉的事。 三、迅速掌握技術上的協同性。有了認識及培訓的同步性，更為重要的就是各環節迅速掌握“OA”應用技術方面的協同性。筆者目前尚不熟悉將出現的許多新情況，諸如：大量復合文檔型數據信息處理賦于個人什么職責？大量工作流應用中，群組為完成某項業務所進行的工作轉交有哪些內容？如何操作等。但可以想象，（以辦文為例）即便是從一個文件的起草（發起流程），均要經過相關環節的處理（簽署、會簽），到發出文件、歸檔入庫的終點，其流程互相連接，交叉式循環進行，在這項既是起點也有可能是終點的過程流中，每一個操作者如何做才是達標的？這涉及到技術運用方面的協同性，需要迅速學習，時刻準備適應。唯有認識、培訓、應用本身及之間的協同性，方可真正達到“OA” 應用帶給政務工作的協同效果，才能有序地提升政府工作效能。 四、實現“OA”務必具備好的“劇本”與“導演”誠然，一介公務員談“OA”建設的全部是力不能及的事。但正如文前所言，一臺“OA”大戲沒有科學細致不斷完善的策劃（劇本），加上切實有力的組織指揮（導演），恐難以有效地全面實現“OA”建設及應用并達成政府管理的理念。好劇本必有重頭戲。有資料顯示：目前國內許多地區碰到的一個難題就是系統規劃和具體實施之間的矛盾。有可能出現的局面是：因建設周期長，尚未到應用階段，其規劃已滯后，失去可行性。所以“OA”建設作為一項高技術、高投入，牽涉面廣，周期較長的系統工程，搞好建設規劃亦即有個好“劇本”當是重頭戲。 首先，規劃重點應是現狀、應用需求分析。由此來制定切實可行的總體目標和階段目標。并且還得從系統的同步運行角度兼顧各級各部門的平衡發展，可以考慮首先選擇一個單項作為突破口，如完善聯結省、市、縣、區的辦公業務網，統一個人辦公平臺，電子郵件系統，在此基礎上，再統一開發推廣通用應用軟件系統，要允許“遠粗近細”的規劃，并隨時作必要的調整。 |