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OA系統構建企業網上家園 |
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辦公自動化簡稱OA（Office Automation），它的發展大致經歷了三個階段，第一階段的主要標志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理、文件排版輸出和進行人事財務等信息的管理等等；第二階段的主要標志是辦公過程中網絡技術的普遍使用，第三階段的主要標志是辦公過程中以數據、信息所提煉和組織的知識為主要處理內容的辦公自動化系統。在新的時期，基于多年辦公自動化建設經驗和互聯網技術的發展，人們對辦公自動化的認識越來越清楚，從網絡性質看，辦公自動化定位于內部網（Intranet），從辦公性質看，辦公自動化定位于數字化辦公，從信息建設的角度看，辦公自動化應是信息化建設的基礎。 當今，辦公自動化軟件已進入到第三代了，即以知識管理為核心的辦公自動化，其目的是把企業長期保存下來的信息資源，連同專家、知識員工積累的實踐經驗和創新思想進行有效地整理、挖掘、共享和利用，使企業了解自己擁有哪些獨特的知識，以及如何利用這些知識來進一步發展、壯大。實際上，應用好第三代辦公自動化軟件，將大大地提高企業內部信息化水平，促使企業內部信息資源重新整合、配置，以適應于電子商務時代的到來，使企業在市場競爭大潮中始終立于不敗之地。 辦公自動化建設的本質是以提高決策效能為目的。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以極大地優化現有的管理組織機構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增強協同辦公的能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。 一、項目背景 長慶油田公司第一采油廠管理著3000多口油水井，有7個基層采油作業區，年生產原油190多萬噸，作業區與廠機關相距甚遠，每天都有大量的數據、文件、報表、會議紀要等信息需要傳送和發布。隨著網絡技術和計算機應用的飛速發展、我廠認識到信息的快速搜集、處理和傳遞將決定在市場環境中的競爭優勢，因此必須通過高科技手段來提高辦公效率。 2002年以來，第一采油廠信息化工作以服從和服務于油田開發建設為宗旨，以信息網絡建設為重點，隨著我廠網絡系統的完善，首先在網絡上應用的是辦公自動化系統，以實現企業管理過程中計劃、組織、領導、協調、控制五大職能。《第一采油廠辦公自動化》系統是基于B/S結構的軟件系統，由東軟軟件股份有限公司根據我廠實際需求量身定制的一套辦公自動化系統，主要由系統管理、日常辦公、公共信息、綜合應用、個人服務、綜合查詢六大模塊組成。 二、項目實現目標 《第一采油廠辦公自動化》系統作為廠信息化建設的重要組成部分，采用先進的計算機、網絡技術、群件技術、多媒體技術等現代信息技術，構建覆蓋全廠的電子信息交互平臺。實現收、發文管理、檔案管理、個人辦公、日程安排、工作流（含數字簽名）、資源管理、文件管理（含文件加密）、網絡會議管理、圖書管理、部門日程、車輛調配、公共信息、綜合應用、電子郵件、Internet服務等功能，實現辦公的資源化、電子化、網絡化。 該系統提供一個協同的、集成的辦公環境，使所有的辦公人員都在同一且個性化的信息門戶中一起工作，擺脫時間和地域的限制，實現協同工作與知識管理。 具體來說，系統主要實現以下幾個方面功能： · 建立內部管理和信息發布平臺； · 實現工作流轉的自動化，以及流轉過程的實時監控與跟蹤； · 實現文檔管理的自動化，各類信息有序地進行存儲，并可按權限進行查詢使用； · 實現信息集成，將各種業務系統的數據集成到辦公自動化系統中； · 支持分布式辦公與移動辦公； · 可對客戶資源進行管理； · 可實現人力資源的管理。 · 將所有的信息進行集中管理，并做到所有信息相互關聯 三、項目系統功能模塊介紹 系統各功能模塊包括子模塊如下： 1、系統管理：系統配置、權限管理、工作流管理、組織機構、報表管理、圖章管理、IP管理。 2、日常辦公：工作流（含數字簽名）、資源管理、文件管理（含文件加密）、會議管理、圖書管理、部門日程、車輛調配。 3、公共信息：電子公告、電子論壇、電子刊物、信息收集與發布、網絡會議、政策法規、電子書庫、時刻表、郵編、公共通訊錄。 4、綜合應用：人事管理、生產動態、物資采辦、計劃財務信息、工藝動態、開發動態信息、概預算管理、工作過程管理。 5、個人服務：個人日程安排、個人通訊錄、個性化配置、個人文件夾、電子郵件。 6、綜合查詢：公告查詢、會議查詢、資源查詢、文件查詢、論壇查詢、圖書查詢、信息采集查詢、刊物查詢、車輛查詢。
下面詳細說明工作流及工作流管理 工作流 工作流系統主要是面向應用的，給用戶開放的，是屬于前臺部分。在工作流下由申請人進行創建流程，確定主辦人、流程流轉情況和下一步辦理人。下一步辦理人在自己的主頁里會有消息響鈴提示的待辦件，單擊并在處理意見框填寫處理意見，并可以修改流程指定他人辦理，或使流程按以前的情況繼續流轉，處理完成后該文件成為自己的已辦件和下一個要辦理人的待辦件，主辦人可隨時監控流程流轉情況、結束流程和刪除流程。同時在創建流程時可以設置數字簽名，可以驗證用戶提交的文件在流轉過程中的正確性，并可以檢驗該文件是否被其他不相關的人員加以修改。 創建流程：由申請人根據實際需要具體辦理一件事時，需創建流程。 待辦件：要求此步驟正在等待辦理人處理！為這一辦理人的待辦件。 已辦件：申請人創建的流程和處理完成的待辦件，就成為已辦件。 主辦件：創建流程中確定誰為主辦人，這一流程將成為誰的主辦件。 指定代辦人：對不同的流程分類可以指定代辦人。 通知設定：對不同的流程分類可以設定消息通知和EMAIL通知下一個辦理人，有新的業務需要辦理。 工作流管理 流程分類：對流程模板進行分類維護。 流程模板：流程模板定義流程流轉具體步驟，是整個工作流管理的核心模塊。 文件模板：對各種工作流程所需要的模板進行分類上傳管理，是日常辦公中所有在審批前需要填寫的表格的電子件。 現有流程：為主辦人提供了流程流轉過程的各種狀態的查詢和流程的監控。 四、辦公自動化系統的特點： · 具有所有傳統辦公自動化系統具有的功能； · 完全基于WEB，方便管理和存取； · 提供每一個用戶一個個性化的信息門戶來處理日常事務； · 系統中所有的事件，流程，文檔，角色相互關聯；當你在系統中找到一個文件的時候，與這個文件相關的人，物，客戶，其他關聯文件都可以很方便地查詢到； · 無限擴展性：可以在系統中隨時增加：客戶管理功能，知識管理，銷售管理，財務管理，采購管理，資產管理，產品管理，項目管理，人力資源管理等功能，使你的前期投資可以被無限利用； · 可定制：對組織機構、表單、流程、訪問權限等實現自定義和靈活調整； · 可規劃：工作流程、文件庫、公文庫、會議庫的數量與應用辦法可規劃； · 事找人：為領導和辦公人員提供一個集中辦理工作的窗口； · 自動提醒：當一個流程被啟動時，系統會自動提醒相關當事人； · 實現信息集成，將各種業務系統的數據集成到現有辦公自動化系統中； · 結構化：模塊化設計、標準接口、設計開放，全面支持二次開發； · 模塊化：你可以在現有系統上，自由疊加其他功能模塊； · 安全性：采用獨特的三層加密算法技術，增加了系統的安全性，而且通過完善的權限設置來提高軟件的安全性能，保證系統和數據安全。 · 穩定性：采用基于Web服務器端的數據庫系統和最新的數據集概念，使數據和程序完全分離開來，不僅保障了數據的穩定性，同時給系統擴展和升級帶來了許多方便； · 網絡性：采用最先進的B/S體系結構，無論何時、何地采用何種方式都可接入到信息平臺。 五、應用效果及取得的經驗 通過該系統的應用，使我廠所有員工感受到了辦公自動化系統帶來的輕松、方便和高效率。該系統系統覆蓋面廣，涉及到每個員工的日常工作，很大程度改變了員工的工作方式，極大地提高了我廠信息化水平和工作效率，同時也提升了企業管理水平，營造了良好的企業形象，為實現在油田公司爭創一流的目標起到很大的推動作用。 1、系統應用效益評價： 該系統自2002年3月開始在第一采油廠使用以來，先后經過在廠領導和廠長辦公室之間試點運行、在河莊坪地區廠機關、兩所、集輸大隊、試采作業區先后雙軌運行和推廣運行、在各作業區之間推廣運行這些階段，目前該系統使用比較成熟的功能有日常辦公、公共信息、綜合應用和個人服務。 ● 經濟效益 我廠OA辦公自動化系統完全基于瀏覽器和JAVA的流程繪制器生成工作流，簡單易用，功能強大，適用性強，它的瘦客戶端可降低維護成本，簡單易用，減少昂貴的會議、電話開支，對其年經濟效益進行了測算：僅網上收發文和網上方案審批這兩項可年均節約紙張約6.5萬元；平均每年節約打印機（40*0.3）12萬元；帶來的年經濟效益為18.5萬元。 ● 社會效益 面向各科室日常辦公的網絡辦公自動化的應用，能完成內部的各項管理和日常事務的處理，以及信息的共享和傳遞，基本實現無紙化辦公，降低日常辦公的成本，提高工作效率，加速內部信息的溝通，實現內部管理系統的數字化，使企業的管理運作體系走在時代的前列。這將對油田公司的全面數字化辦公起到積極的推動作用，它的推廣應用極大地促進我廠乃至整個油田公司辦公自動化的步伐。 2、在辦公自動化項目實施的過程中，我們取得如下方面的經驗： ● 辦公自動化系統的實施過程是一個"整體規劃、分步實施、不斷深入"的過程。主要包括①系統安裝、調研和業務方案確定 ②系統修改、培訓 ③模擬運行、全面試用、功能測試驗收 ④局本部系統正式運行 ⑤全部機構的系統正式運行等。 ● 建立一個項目小組至關重要。OA系統實施的成功，需要項目小組的不斷推進，鞏固每一階段所取得的成果，確保每一階段的工作落到實處。也就是所謂的"一把手"工程，由領導帶頭，貫徹落實。因此我們在實施之前就組建了一個項目小組，小組成員由東軟軟件公司經驗豐富的項目經理、工程師和廠科技與信息中心的管理領導層組成，負責整個項目的組織管理和相互協調，跟進整個項目的進程，負責系統的調研，流程的調整確認，培訓等工作。 ● 項目文檔資料的重要性。在整個系統的實施過程中，為確保實施的質量，在軟件的驗證與確認以及使用與維護等階段中需要編制軟件需求規格說明書、軟件設計說明書、軟件驗證與確認計劃、用戶文檔、項目實施計劃和項目實施總結等文檔。 ● 健全的培訓方案是項目實用化的重要保障。雖然整個項目的實施構建了先進的電子平臺，但在實用化推廣過程當中，還是遇到不少的困難。由于系統覆蓋面廣，為了提高操作人員的計算機應用水平，公司組織了5次大規模培訓，涉及人員500余人次。 在辦公自動化強大的平臺支持下，我們先后又開發了企業論壇、標準規范等一系列文檔管理工具、與油田公司INTRANET實現無縫集成，構建了公司INTERNET網站，開通了郵件系統等，使辦公自動化系統不僅能為領導決策提供廣泛的信息支持，作為企業公共信息發布的主要平臺，還使之成為全體員工信息溝通的主要手段。 下一步，我們打算進一步深化系統應用，以各個業務管理系統、決策支持系統為依托，構建企業知識管理框架。將企業數據進行有序的挖掘、整理和加工，并通過分析、判斷、匯總得出有價值的知識。將存于個人頭腦中被獨占的知識，存于企業的知識庫中，聚集企業的"記憶"。 |