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    辦公自動化發展到現在已經是第三代了。第一代辦公自動化是以數據為處理中心的傳統MIS系統。它的最大特點是，應用基于文件系統和關系型數據庫系統，以結構化數據為存儲和處理對象，強調對數據的計算和統計能力。其貢獻在于把IT技術引入辦公領域，提高了文件管理水平。但是，這種方式缺乏如收發文等群組協作工作過程的處理能力，因而其“自動化”程度是有限的。

    第二代是以工作流為中心的辦公自動化系統。伴隨網絡技術的發展，軟件技術也發生了巨大的變化。辦公自動化已實現了以工作流為中心。這種方式徹底改變了早期辦公自動化的不足之處，以E-mail、文檔數據庫管理、復制、目錄服務、群組協同工作等技術作支撐。以工作流為中心的第二代辦公自動化系統包含眾多實用功能和模塊，實現了對人、事、文檔、會議的自動化管理。

    與第一代辦公自動化相比，第二代系統有三個顯著特點：以網絡為基礎，以工作流自動化為主要的技術手段，缺少對知識管理的能力。第三代辦公自動化系統建立在企業Internet平臺之上，旨在幫助企業實現動態的內容和知識管理，使企業每一位員工能夠在協作中不斷獲得學習的機會。

    事實上，現在的辦公已不再是簡單的文件處理，也不再是單純的行政事務了，其任務是要提高整個企業的運作效率，進而提高企業的核心競爭力。知識管理可以幫助企業解決知識共享和再利用的問題。知識管理是一個系統工程，目標是幫助企業發現潛在知識，定位擁有專門知識的人，從而傳遞知識，有效利用知識。知識管理意味著在恰當的時間，將正確的知識傳給正確的人，使他們采取最合適的行動，避免重復錯誤和重復工作。知識管理關注“如何獲取、組織、利用和傳播散布在企業信息系統和人們頭腦中的知識”。

    第三代OA的核心是知識。與第二代相比，第三代OA不僅模擬和實現了工作流的自動化，更模擬和實現了工作流中每一個單元和每一個工作人員運用知識的過程。第三代OA系統具有幾個突出的特點：實時通信，員工與專家可以網上實時交流，信息廣泛集成的內容編目，知識門戶的構造。實際上，無論實時交流、信息集成還是門戶建設都是知識管理的要素。因此，第三代辦公自動化系統的核心是知識，實現的基礎是知識管理技術。

    綜上所述，辦公自動化系統的發展經過三個階段，兩個飛躍過程。從以數據為核心發展到以信息交流為核心，進而提升為以系統地運用知識為核心。知識貫穿于各種方式的信息交流，從簡單的電子郵件、群件與協作、進而構建Web應用，其核心目的都是在獲得與應用知識。知識是企業網絡上傳遞的最有價值的信息。對知識的運用效果關系到企業的綜合發展實力。第三代OA幫助企業從How To的過程轉到Know的過程，將辦公自動化系統由模擬手工作業向改變并提高手工作業效率過渡。