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實走企業OA路 |
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雖然實施辦公自動化（Office Automation，OA）不像實施ERP那么艱難復雜，但企業OA的應用效果并不比ERP好。我們認為，要順利地實施OA并獲得效率和效益，必須充分認識企業OA的應用屬性，注重關鍵要素，抓住數據這個核心，分步推進應用，扎扎實實走好OA路。 一、充分認識應用屬性 OA來自國外，雖在我國落戶多年，仍然水土不服。與政府和其他OA相比，企業OA在應用屬性如不確定性、集成性和靈活性等方面表現得更加突出，必須對此有充分的認識。 1.不確定性 OA是企業信息化大系統的子系統，必然繼承其“父輩”所具有的不確定性。首先，因為現在企業外部環境的變化頻率明顯加快，顧客需求多樣化，市場競爭日趨激烈；同時，企業自身的發展空間也在不斷擴大，需要縮短決策時間，隨時對市場做出反應。這就要求企業管理流程不斷進行優化或重組，如組織機構的變革和人員流動等。尤其目前國企改革到了關鍵時期，許多國企面臨管理體制的根本變革更使企業處于大動蕩中。其次，OA自身技術在不斷發展和變化，從單純的文本界面、C/S結構、B/S結構，到現在的B/S三層、多層結構。就內容而言，首先是辦公過程中普遍使用電腦和打印機進行文字處理、表格處理和人事財務等信息的管理等；再是辦公過程中網絡技術普遍應用，以數據、信息提煉和組織知識為主要處理內容的辦公自動化系統的使用；現在的發展趨勢是在網絡新技術支持下的業務OA，并向數字化辦公轉變。企業內外環境的變化、OA自身技術的變化以及應用對象的變化，使企業OA的應用具有了不確定性。 啟示：不可能一套現成的OA套在自己企業上就天衣無縫，且效果良好。當然，即便是今天使用效果好，也不能保證明天依然好。所以，必須以發展的眼光，按照企業自身的需求和管理特點選用合適的OA系統。 2.集成性 OA首先是一個集成平臺，這也是對OA的基本要求。包括信息集成，即對生產、管理、營銷、企業外部等信息進行集成；技術集成，關系數據庫、文檔數據庫、數據檢索、傳輸、多媒體等技術都得以體現；應用集成，除了OA本身的應用、通訊、發布、協同、公文流轉外，還需要集成財務、人力資源和供銷管理，甚至客戶管理和供應鏈管理。 啟示：集成性告訴我們，不能就OA而OA，必須從集成的角度選用OA系統，才能取得效率和效益。 3.靈活性 相對于財務系統和ERP來說，OA要靈活一些。首先，OA的應用面廣。可以根據企業的實際情況，靈活地啟用一個或幾個平臺的功能，使用的門檻也比較低，不必對員工做長期培訓就可以由簡到繁地開始使用；而且，因為是辦公系統，它會和所有的管理人員、上下級領導直接接觸，因此應用面很廣泛。其次，OA投資少、見效快：在原有硬件平臺的基礎上，增加少量投資，十幾天的時間OA就可以使用起來；看準幾個問題，抓用到底，很快就能見到效益；在入門之后，可快速集成原有的零散信息，達到信息共享的目的，例如用iMIS的應用模板，很快可以完成一個部門的應用集成，使工作效率和效益都有所提高。OA可直接面對領導層，一件事做好了，對整個企業會有很大觸動。 啟示：我們可以把OA作為管理信息化的切入點，乃至整個企業信息化的切入點。取得領導和廣大管理人員對信息技術的認可之后，全面推動企業信息化進程。 二、注重關鍵要素 實施和應用OA的關鍵要素是OA的使用者。現在還存在幾個問題：①傳統辦公習慣成為阻力。目前有部分使用者的傳統辦公習慣根深蒂固，沿襲著多年來一貫制的辦公環境和手段，如有的領導習慣于看紙媒體文件、聽取面對面匯報，不愿意看屏幕、不愿意使用鼠標，更不愿意出門帶移動辦公設備，這是實施OA的第一阻力。②辦事程序不夠規范標準。例如，請示工作的回復是“你看著辦！”；正常手續不能辦的事情，不正常途徑辦理卻圓滿解決！這都是OA系統所不能接受、無法實現的“超常功能”。③配角唱主角的戲。不少企業的信息部門擔當推進OA的主角，即信息部門推動企業領導和廣大管理人員，一個配角推動兩個主角唱OA這臺戲，工作難度和使用效果是不言而喻的。企業應當分清推進OA的主角和配角，力求企業主角一把手、管理人員）就是推進OA的主角。 啟示：需求源自認識，沒有認識自然就沒有需求。若想唱好OA這臺戲，就要采取措施——培訓，通過培訓提高主角對OA的認識，發現對OA的需求，促使主角和配角的轉化。OA也是一個過程，在培訓和實施工程中盡量采取“小步快走”的方式。 三、 抓住數據核心 以數據為核心，實行分級管理至少有以下幾點益處：①激活了企業門戶。現在許多企業的信息部門沒有足夠的專門維護人員，也沒有及時反應客觀需求的素材，致使門戶網站處于“休眠”狀態。而分級維護管理就是放權給底層部門，讓他們按照需求維護屬于自己的OA平臺和網頁（上載內容有各級領導把關審核），信息部門只負責管理（如各級權限設置），這樣就有了自上而下的維護管理隊伍，解決了長期以來企業門戶維護少人缺材，半死不活的問題。②在企業內部對信息管理實行了“政企分開”。使信息部門和管理部門各自對信息管理的職責一清二楚，信息源部門（管理部門）負責數據及時維護，信息部門負責管理網絡，解決了領導不能及時看到數據，就習慣性錯打信息中心板子的矛盾。而且這樣各層系統有后臺的各級數據庫（關系或文檔數據庫）支撐運行，大大提高了系統的安全性。從規劃、實施到逐漸運行，在OA平臺的支持數據庫中不斷沉淀和積累統一標準的數據，為后續OA的發展、數據挖掘服務決策奠定可靠的基礎。 啟示：在規劃實施OA的過程中，要自始至終抓住數據這個核心，避免出現新的信息孤島。要在統一的信息資源規劃下實施OA系統，即其他的管理信息系統（如ERP）與OA使用統一的數據平臺，并以OA平臺作為數據傳輸的紐帶和橋梁，以數據為核心，進行分級管理。 四、分步推進應用 “總體規劃，分步推進”是扎實走好OA路的首要原則。要想分步推進，總體規劃是前提，不能無目的、無步驟地盲目推進。理想的OA應當具備企業的通訊、信息發布、協同工作、公文流轉、日常辦公、信息集成、知識管理等主要平臺，既不能一下子全面推開，也不能從頭到尾依次實施。要按規劃和企業的實際情況，以“小步快走”的原則穩步推行。 在實施和使用OA的過程中必然牽扯到以哪種流程為導向的問題，一般采用“雙向位移”如果是老企業或相對較大的集團企業，OA又是信息部門提出和推進的，那就必然是以企業主導業務為導向，讓OA向企業業務流程“位移”多一些，而不可能是讓OA從根本上改造集團業務流程。但決不能是企業工作流程的翻版，否則將失去OA提高工作效率和經濟效益的意義。 在實施OA的過程中，“以干促學、以學促用”也是扎實推進OA的具體做法。有了基本的辦公自動化條件，比如職工的培訓就可在網上進行，以此培育通訊平臺的使用，然后立即要求使用郵件請示匯報，取消紙媒體文件。以實際的OA應用促進學習，推動應用。 實施OA必然要進行管理流程優化，牽扯到企業的人員調配、權力轉移、利益再分配等，這都是敏感問題，必須慎重操作。建議先抓住一個人的應用效果、一件事情的推行、一個單位使用OA的效益，推進優化管理流程。例如某集團的一位副總信息管理基礎好，信息技術應用的好，就推選他來分管業務流程的優化。集團發放會議通知，原來是黨辦公室、信息部門、財務、人力資源、總調度都可以下發，各行其事。 實行OA以后，統一將通知發放歸權為黨政辦公室綜合科，其他單位通過網絡向綜合科提報會議通知，由綜合科統一協調下發，理順了管理流程，防止了會議室、參會人員、車輛等資源的沖突和浪費。 啟示：以“雙向位移”為原則，分步推進，小步快走，抓住小事落實到底，都是扎實走好企業OA之路的有效途徑。 |