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    問題的要害在于，管理者的角色、工作內(nèi)容和職責(zé)具有多重屬性，而不僅僅是像“二傳手”一樣的消息傳遞者。

從忙亂中解脫

    假如說，一件事情“緊急但不重要”，另一件事情“重要但不緊急”，“你一般會(huì)先做哪一個(gè)？”有經(jīng)驗(yàn)的經(jīng)理人對(duì)此的選擇是：“先做緊急但不重要的那件事情”。

    事實(shí)上，有經(jīng)驗(yàn)的經(jīng)理人總是陷于被動(dòng)，被大量“緊急但不重要”的事務(wù)牽著鼻子走。“公司的信息傳播得越快，這種感覺越強(qiáng)烈”，M公司的業(yè)務(wù)經(jīng)理林先生有這樣的感受。

說話的工夫……

    林經(jīng)理的桌面上已經(jīng)沒有多少紙介質(zhì)的文檔了。大量文件、數(shù)據(jù)、指令，都是通過網(wǎng)絡(luò)來傳遞的。每天上班后，他需要花1個(gè)小時(shí)左右的時(shí)間，處理桌面系統(tǒng)中新增加的業(yè)務(wù)內(nèi)容，包括更新業(yè)務(wù)人員工作記錄；審查需要自己簽字的請(qǐng)示報(bào)告；處理大量往來信函。

    但是，用林先生自己的話來說，“忙亂依舊”。“來自網(wǎng)絡(luò)的業(yè)務(wù)流，多少還好辦些”，林先生解釋自己忙亂的原因時(shí)說，“正是由于沒有可見的‘紙介質(zhì)’文檔，一些‘口頭下達(dá)的指示’，以及‘計(jì)劃外的安排’比比皆是”。往往是說話的工夫，就會(huì)來一個(gè)突發(fā)事件，這些事件讓林先生這樣的業(yè)務(wù)經(jīng)理疲于奔命，“大家都很痛苦”。

OA系統(tǒng)里只有任務(wù)

    M公司的副總裁馬先生并非不知道業(yè)務(wù)經(jīng)理們的抱怨。不過，馬先生有自己的觀點(diǎn)。

    “桌面系統(tǒng)上有什么？”馬先生指的是擺在老總們面前的OA系統(tǒng)。“桌面系統(tǒng)基本上是程序性的東西，是日常工作的內(nèi)容；老總們要的‘戰(zhàn)略性、決策性的資料’在哪里？”

    坦率說，馬先生的話從一個(gè)側(cè)面給出了經(jīng)理們“忙亂”的一個(gè)解釋。IT系統(tǒng)里只有任務(wù)，而老總們需要的是“可供決策的信息”。

OA并非管理的全部

    M公司馬先生和林先生，提出了一個(gè)共同的話題：OA系統(tǒng)里到底有沒有“管理”的內(nèi)容？

    不管現(xiàn)行的OA系統(tǒng)中有多少功能，有多少花哨的界面；M公司和大量使用OA的公司一樣，感受到的僅僅是“IT系統(tǒng)”，而不是“管理”。

     這種“被程序設(shè)置好的OA系統(tǒng)”，僅僅能代表一個(gè)企業(yè)中“非常規(guī)范、可變性非常小”的那部分業(yè)務(wù)內(nèi)容。把管理者“栓”在這樣的系統(tǒng)上的做法，違背了管理者基本的職責(zé)。

     桌面系統(tǒng)為經(jīng)理們?cè)O(shè)置了“日常工作的方式”，但遺憾的是桌面系統(tǒng)并不能“囊括”經(jīng)理們所應(yīng)該做的全部工作。大量臨時(shí)的、突發(fā)的、含糊不清的任務(wù)，在使用了OA系統(tǒng)之后依然如故。這是OA應(yīng)用中非常真實(shí)的情況。

不是IT的錯(cuò)，但是……

    當(dāng)然，這種現(xiàn)象并非是IT的過錯(cuò)。按照現(xiàn)年65歲的加拿大戰(zhàn)略管理學(xué)家Henry Mintzberg的說法，“管理者的角色”一直是管理中一個(gè)被忽視了的問題。而造成“忽視”的直接原因，又恰恰來自經(jīng)理們“忙亂的手頭工作”。

    Mintzberg發(fā)現(xiàn)，“管理者們并沒有花時(shí)間仔細(xì)考慮長(zhǎng)期問題，而是成為瞬間事件的奴隸，一次轉(zhuǎn)向、一個(gè)電話就可以牽著他們的鼻子，讓他們從一項(xiàng)任務(wù)轉(zhuǎn)向另一項(xiàng)任務(wù)。”

     Mintzberg指出，平均而言，經(jīng)理們花在某個(gè)問題上的時(shí)間，“僅為9分鐘”。

     按照Mintzberg的研究，從表面上看，管理者應(yīng)當(dāng)考慮戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)層面的問題，專業(yè)的決策制定是他們的職業(yè)。但實(shí)際上，他們?yōu)榍閯?shì)所迫，在一項(xiàng)又一項(xiàng)的任務(wù)間疲于奔命。

     IT加劇了這種狀況。造成這種“忙亂狀態(tài)”的根源，卻在于真正的“管理”并沒有——也不可能被OA系統(tǒng)所“格式化”。

     以Mintzberg的觀點(diǎn)看，問題的要害在于，管理者的角色、工作內(nèi)容和職責(zé)具有多重屬性，而不僅僅是像“二傳手”一樣的消息傳遞者。

    OA系統(tǒng)讓經(jīng)理們忙亂，顯然不是IT的錯(cuò)。管理應(yīng)當(dāng)有更加豐富的內(nèi)涵，這些內(nèi)涵是不可能“比特化”的。這些內(nèi)涵包括：管理者應(yīng)當(dāng)是激勵(lì)下屬的領(lǐng)導(dǎo)者，是維持多邊關(guān)系的聯(lián)絡(luò)者，是跟蹤信息動(dòng)向的監(jiān)督者，是發(fā)動(dòng)和設(shè)計(jì)變革的企業(yè)家，還是處理非常規(guī)事件的故障排除者，以及“決定什么人獲得什么東西；什么人做什么工作”的資源分配者。

    這么多的“角色”，顯然無法用OA來界定清楚。“說到底，OA僅僅是工具”，M公司的經(jīng)理們知道這一點(diǎn)，但做到并不容易。